Ablösung einer komplexen Access-Anwendung für die Finanzbudgetierung

Ein Unternehmen aus dem Raum Basel nutzte über mehrere Jahre eine gewachsene Microsoft-Access-Anwendung für die Budgetierung von Finanzkennzahlen. Da die ursprüngliche Entwicklungsperson nicht mehr verfügbar war und keine technische Dokumentation existierte, unterstützte exact construct bei der Analyse und Entwicklung einer langfristig wartbaren Alternative.

Ausgangslage

Die bestehende Access-Datei wurde intern für die Budgetierung von Finanzkennzahlen eingesetzt. Über die Jahre war die Anwendung stark gewachsen. Gleichzeitig bestanden neue Anforderungen und Änderungswünsche, die mit der bestehenden Lösung umgesetzt werden sollten.

Die Herausforderung bestand darin, dass die ursprüngliche Entwicklerin beziehungsweise der ursprüngliche Entwickler nicht mehr im Unternehmen tätig war. Eine technische Dokumentation war nicht vorhanden. Dadurch war unklar, wie einzelne Funktionen zusammenhängen und welche Auswirkungen Änderungen haben könnten.

Die erste Besprechung, die Analyse der Access-Datei und die weitere Projektabwicklung konnten problemlos online durchgeführt werden. Dadurch war eine effiziente Zusammenarbeit ohne zusätzlichen Reise- oder Koordinationsaufwand möglich.

Herausforderung

Bereits in der ersten Analyse zeigte sich, dass die Access-Datei technisch schwierig wartbar war. Der Code war nicht sauber strukturiert, zentrale Logiken waren nicht dokumentiert und Zusammenhänge waren teilweise schwer nachvollziehbar.

Kostenlose Erstanalyse

exact construct führte zunächst eine kostenlose Erstanalyse durch. Dabei wurde geprüft, welche Probleme in der bestehenden Datei vorhanden waren, welche Anforderungen der Kunde hatte und an welchen Stellen konkret Support benötigt wurde.

Ziel war es, dem Kunden eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu geben. Statt direkt einzelne Anpassungen an einer schwer wartbaren Datei vorzunehmen, wurde zuerst geprüft, ob eine Überarbeitung der bestehenden Lösung technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist.

Zwei mögliche Lösungswege

Variante 1: Überarbeitung der bestehenden Access-Datei

Die bestehende Access-Anwendung hätte grundsätzlich weiterentwickelt werden können. Aufgrund der fehlenden Dokumentation, der alten Struktur und des unsauberen Codes wäre dies jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden gewesen.

Zudem hätten sich die neuen Anforderungen nur mit grosser Mühe in die bestehende Access-Struktur integrieren lassen. Diese Variante hätte kurzfristig funktioniert, wäre langfristig aber weiterhin schwer wartbar geblieben.

Variante 2: Neue Lösung auf Basis einer ähnlichen bestehenden Anwendung

Als zweite Variante schlug exact construct vor, eine ähnliche bestehende Lösung als Grundlage zu verwenden. Durch die Erfahrung aus vielen umgesetzten Projekten können häufig bewährte Konzepte, Komponenten oder Projektlösungen wiederverwendet werden.

Entscheidung des Kunden

exact construct erstellte eine kleine Demo und zeigte dem Kunden, wie eine alternative Lösung aussehen könnte. Der Kunde war besonders von der einfachen Bedienung und der klaren Benutzerführung überzeugt.

Nach dem Demo wurde gemeinsam geprüft, ob die vorgeschlagene Lösung zu den Prozessen und Anforderungen des Unternehmens passt. Da dies der Fall war, entschied sich der Kunde, die bestehende Access-Datei nicht weiter auszubauen, sondern eine neue, besser wartbare Lösung zu entwickeln.

Spezifikation und Umsetzung

Im nächsten Schritt erarbeitete exact construct gemeinsam mit dem Kunden eine detaillierte Spezifikation. Diese Phase ist wichtig, damit Anforderungen, Prozesse, Rollen, Eingabemasken, Auswertungen und Berechnungslogiken klar definiert sind.

Nach Abnahme der Spezifikation begann das Entwicklerteam mit der technischen Umsetzung. Da die Anforderungen im Vorfeld sauber geklärt wurden, verlief die Umsetzung strukturiert und effizient.

Die neue Lösung wurde so aufgebaut, dass sie langfristig wartbar, verständlich und erweiterbar bleibt.

Testversion und Go-live

Sobald eine erste lauffähige Version bereitstand, erhielt der Kunde eine Testversion. Damit konnte die Anwendung hinsichtlich Funktionalität, Bedienbarkeit und fachlicher Korrektheit geprüft werden.

Das Feedback wurde aufgenommen, priorisiert und in die weitere Umsetzung integriert. Anschliessend begleitete exact construct den Kunden bis zum Go-live und stand auch danach für Support und Weiterentwicklungen zur Verfügung.

Ergebnis

Durch die strukturierte Vorgehensweise konnte vermieden werden, viel Zeit und Budget in eine schwer wartbare Access-Datei zu investieren. Stattdessen erhielt der Kunde eine moderne, benutzerfreundliche und langfristig wartbare Lösung.

Die Kombination aus kostenloser Erstanalyse, konkreten Lösungsvorschlägen, Demo, sauberer Spezifikation und professioneller Umsetzung ermöglichte eine fundierte Entscheidung und ein effizientes Projekt.

Nutzen für den Kunden

• klare Entscheidungsgrundlage vor Projektstart
• keine unnötigen Investitionen in eine veraltete Access-Struktur
• benutzerfreundliche Lösung für normale Anwenderinnen und Anwender
• geringere Entwicklungskosten durch Wiederverwendung bewährter Komponenten
• saubere Spezifikation als Grundlage für eine effiziente Umsetzung
• langfristige Wartbarkeit und Erweiterbarkeit
• professioneller Support auch nach dem Go-live

Fazit

Der Fall zeigt, dass es nicht immer sinnvoll ist, bestehende Access-Anwendungen um jeden Preis weiterzuentwickeln. Gerade bei fehlender Dokumentation, altem Code und neuen Anforderungen lohnt sich eine strukturierte Analyse.

exact construct unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Excel-, Access- oder Datenbanklösungen objektiv zu beurteilen und sinnvolle Alternativen aufzuzeigen.