Ablösung eines komplexen Excel-Formulars durch ein benutzerfreundliches Online-Tool

Eine öffentlich-rechtliche Organisation nutzte ein stark gewachsenes Excel-Formular zur strukturierten Erfassung und Verarbeitung wichtiger Daten. Das Formular wurde von rund 300 Nutzerinnen und Nutzern eingesetzt. exact construct übernahm zunächst Wartung und Support und entwickelte daraus später ein modernes, zentrales Online-Tool.

Ausgangslage

Das bestehende Excel-Formular wurde intern von rund 300 Personen genutzt. Es enthielt zahlreiche Eingabefelder, Abhängigkeiten und komplexe Formeln. Das Formular erfüllte seinen Zweck, wurde aber mit der Zeit immer schwieriger zu warten und weiterzuentwickeln.

Die Organisation suchte deshalb einen zuverlässigen Partner, der die bestehende Excel-Lösung betreuen, Fehler beheben und kleinere Weiterentwicklungen umsetzen konnte.

Herausforderung

Die Excel-Datei war fachlich wichtig und wurde von vielen Personen genutzt. Gleichzeitig war sie technisch anspruchsvoll aufgebaut. Bereits kleine Änderungen konnten Auswirkungen auf Formeln, Berechnungen oder abhängige Bereiche haben.

Wartung durch exact construct

exact construct übernahm zunächst die Wartung der bestehenden Excel-Lösung. Dabei wurden Fehler behoben, kleinere Anpassungen umgesetzt und neue Anforderungen in das bestehende Formular integriert.

Die Zusammenarbeit erfolgte strukturiert und effizient. Änderungswünsche wurden aufgenommen, geprüft und anschliessend technisch umgesetzt. Durch die Erfahrung mit komplexen Excel-Lösungen konnte das Formular über mehrere Jahre zuverlässig betreut werden.

Warum Excel langfristig nicht mehr ausreichte

Mit der Zeit nahmen die Anforderungen an das Formular weiter zu. Neue fachliche Bedürfnisse, zusätzliche Prüfungen, komplexere Eingabelogiken und höhere Erwartungen an die Benutzerfreundlichkeit führten dazu, dass Excel immer stärker an seine Grenzen stiess.

Die bestehende Lösung konnte zwar weiterhin angepasst werden, der Aufwand dafür wurde jedoch immer grösser. Gleichzeitig blieb das Risiko bestehen, dass Nutzerinnen und Nutzer Eingaben falsch vornehmen, Formeln versehentlich verändern oder mit unterschiedlichen Dateiversionen arbeiten.

Vorschlag: Ablösung durch ein Online-Tool

Auf Basis der bisherigen Erfahrungen schlug exact construct vor, das bestehende Excel-Formular nicht einfach weiter auszubauen, sondern durch ein Online-Tool abzulösen.

Dabei ging es nicht um eine reine 1:1-Kopie der Excel-Datei. Ziel war es, die Lösung fachlich und technisch zu verbessern und den Arbeitsprozess für die Nutzerinnen und Nutzer einfacher zu machen.

Analyse und Spezifikation

Im nächsten Schritt analysierte exact construct gemeinsam mit dem Kunden die bestehende Excel-Datei und den zugrunde liegenden Prozess. Dabei wurde nicht nur geprüft, welche Formeln und Eingaben vorhanden waren, sondern auch, wie die Nutzerinnen und Nutzer tatsächlich mit dem Formular arbeiten.

In mehreren Abstimmungen wurden die Anforderungen an das neue Online-Tool konkretisiert. Dazu gehörten unter anderem Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfungen, Berechnungen, Benutzergruppen, Rechte, Rollen, Exporte und mögliche Vereinfachungen im Prozess.

Diese Spezifikation war wichtig, um die bestehende Excel-Logik sauber zu verstehen und gleichzeitig eine bessere Lösung zu konzipieren.

Umsetzung des Online-Tools

Nach Abnahme der Spezifikation begann exact construct mit der Umsetzung des neuen Online-Tools. Die bisherige Excel-Logik wurde dabei nicht einfach unverändert übernommen.

Stattdessen wurden die Prozesse so abgebildet, dass sie für die rund 300 Nutzerinnen und Nutzer einfacher verständlich und sicherer anwendbar sind. Das Tool wurde mit einer klaren Benutzeroberfläche, strukturierten Eingabemasken und automatischen Prüfungen ausgestattet.

Berechnungen wurden zentral hinterlegt. Dadurch müssen Nutzerinnen und Nutzer keine Formeln mehr bearbeiten und können diese auch nicht versehentlich verändern.

Testphase und Go-live

Sobald eine erste Version des Online-Tools bereitstand, erhielt der Kunde eine Testversion. Diese wurde fachlich geprüft und mit ausgewählten Nutzerinnen und Nutzern getestet.

Das Feedback aus der Testphase wurde aufgenommen und in die weitere Entwicklung integriert. Besonders wichtig war die Benutzerfreundlichkeit, da das Tool von vielen Personen mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen genutzt werden sollte.

Nach erfolgreicher Testphase wurde das Online-Tool eingeführt. exact construct begleitete den Kunden beim Go-live und stand auch danach für Support, kleinere Anpassungen und Weiterentwicklungen zur Verfügung.

Ergebnis

Durch die Ablösung des Excel-Formulars entstand eine moderne, zentrale und benutzerfreundliche Online-Lösung. Die neue Anwendung reduzierte Fehlerquellen, vereinfachte die Bedienung und verbesserte die Wartbarkeit deutlich.

Für den Kunden war besonders wichtig, dass die neue Lösung nicht nur technisch stabil ist, sondern auch im Alltag von rund 300 Nutzerinnen und Nutzern einfach angewendet werden kann.

Nutzen für den Kunden

• Ablösung einer komplexen und schwer wartbaren Excel-Datei
• zentrale Online-Lösung statt lokaler Dateiversionen
• weniger Fehler durch klare Eingabeführung und Validierungen
• bessere Benutzerfreundlichkeit für rund 300 Nutzerinnen und Nutzer
• einfachere Wartung und Weiterentwicklung
• höhere Stabilität im laufenden Betrieb
• bessere Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Daten
• keine versehentliche Veränderung von Formeln
• zuverlässiger Support durch exact construct

Fazit

Der Fall zeigt, dass Excel für viele Prozesse ein sehr guter Startpunkt sein kann. Wenn Anforderungen, Nutzerzahl und Komplexität stark zunehmen, kann eine Excel-Datei jedoch an ihre Grenzen stossen.

exact construct unterstützt Unternehmen und Organisationen dabei, bestehende Excel-Lösungen objektiv zu beurteilen, zuverlässig zu warten und bei Bedarf in moderne Online-Tools zu überführen.