Digitalisierung eines internen Freigabeprozesses mit Microsoft Lists

Eine Organisation mit mehreren Abteilungen koordinierte interne Anfragen bisher über E-Mails, Excel-Listen und manuell gepflegte Ablagen. Der Prozess funktionierte grundsätzlich, wurde aber zunehmend unübersichtlich. exact construct unterstützte den Kunden beim Aufbau einer einfachen Microsoft-Lists-Lösung innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Umgebung.

Ausgangslage

Bisher wurden Anfragen per E-Mail, Excel-Liste und teilweise über manuell gepflegte Ablagen koordiniert. Je nach Abteilung wurden Informationen unterschiedlich erfasst. Verantwortlichkeiten waren nicht immer klar ersichtlich und der aktuelle Status einer Anfrage musste häufig per E-Mail nachgefragt werden.

Der Kunde wünschte sich deshalb keine grosse Individualsoftware, sondern eine einfache, pragmatische und kostengünstige Lösung innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Umgebung.

Herausforderung

Die bestehende Lösung war nicht zentral organisiert. Informationen waren auf verschiedene E-Mails, Excel-Dateien und Ordner verteilt. Dadurch war es schwierig, jederzeit den Überblick über offene, laufende und abgeschlossene Anfragen zu behalten.

Analyse durch exact construct

exact construct analysierte gemeinsam mit dem Kunden den bestehenden Freigabeprozess. Dabei wurde geprüft, welche Informationen erfasst werden müssen, welche Personen am Prozess beteiligt sind und welche Statusschritte erforderlich sind.

Schnell zeigte sich, dass Microsoft Lists für diesen Anwendungsfall sehr gut geeignet ist. Die Organisation nutzte bereits Microsoft 365, sodass keine zusätzliche Plattform eingeführt werden musste.

Microsoft Lists bot die Möglichkeit, Informationen zentral zu erfassen, Ansichten nach Status oder Abteilung zu erstellen und den Prozess transparenter zu gestalten.

Lösungsvorschlag: Microsoft Lists statt E-Mail- und Excel-Prozess

exact construct schlug vor, den bisherigen E-Mail- und Excel-basierten Prozess durch eine strukturierte Microsoft-Lists-Lösung zu ersetzen.

Ziel war eine einfache, übersichtliche und wartbare Lösung, die direkt in Microsoft 365 genutzt werden kann. Die Lösung sollte den Prozess klarer machen, ohne unnötig komplex zu werden.

Spezifikationsphase

In der Spezifikationsphase erarbeitete exact construct gemeinsam mit dem Kunden die genaue Struktur der Liste und den gewünschten Ablauf.

Dabei wurde bewusst darauf geachtet, den Prozess nicht unnötig kompliziert zu machen. Die Lösung sollte nur so viele Felder und Statusschritte enthalten, wie im Alltag tatsächlich benötigt werden.

Umsetzung

Nach Abnahme der Spezifikation setzte exact construct die Microsoft-Lists-Lösung um. Die Liste wurde mit den definierten Feldern, Ansichten und Berechtigungen eingerichtet.

Für die verschiedenen Nutzergruppen wurden passende Ansichten erstellt, sodass jede Abteilung nur die für sie relevanten Informationen sieht.

Zusätzlich wurden einfache Regeln und Benachrichtigungen konfiguriert, damit verantwortliche Personen bei bestimmten Änderungen informiert werden. Dadurch konnte der Koordinationsaufwand per E-Mail reduziert werden.

Die Lösung wurde so aufgebaut, dass der Kunde kleinere Anpassungen später selbst vornehmen kann.

Testphase und Einführung

Nach der Umsetzung erhielt der Kunde eine Testversion der Microsoft-Lists-Lösung. Ausgewählte Mitarbeitende prüften die Erfassung, die Ansichten und den Ablauf anhand realer Beispiele.

Das Feedback wurde aufgenommen und in die finale Version integriert. Dabei wurden insbesondere Feldbezeichnungen, Ansichten und Statuswerte nochmals vereinfacht, damit die Lösung für alle Beteiligten verständlich ist.

Anschliessend wurde die Lösung schrittweise eingeführt. Da sie auf Microsoft Lists basiert, konnten die Mitarbeitenden direkt in der gewohnten Microsoft-365-Umgebung arbeiten.

Go-live und Support

exact construct begleitete den Kunden beim Go-live und unterstützte bei Fragen zur Nutzung und Administration. Dadurch war die Einstiegshürde gering und es war keine umfangreiche Schulung notwendig.

Auch nach der Einführung stand exact construct für Support und Erweiterungen zur Verfügung, beispielsweise für zusätzliche Ansichten, neue Felder oder Automatisierungen mit Power Automate.

Ergebnis

Durch den Einsatz von Microsoft Lists konnte der interne Freigabeprozess deutlich übersichtlicher gestaltet werden. Alle Anfragen werden nun zentral erfasst, der Bearbeitungsstand ist jederzeit sichtbar und Zuständigkeiten sind klar geregelt.

Der Kunde erhielt eine pragmatische Lösung, die schnell eingeführt werden konnte und ohne grosse Individualentwicklung auskommt.

Nutzen für den Kunden

• zentrale Übersicht über alle Anfragen
• weniger E-Mail-Verkehr
• klare Zuständigkeiten
• einheitliche Erfassung
• bessere Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen
• einfache Statusverfolgung
• Nutzung der bestehenden Microsoft-365-Umgebung
• schnelle Einführung
• geringe Kosten im Vergleich zu einer Individualsoftware
• einfache Erweiterbarkeit mit Power Automate oder Power Apps

Fazit

Der Fall zeigt, dass nicht jeder Prozess eine grosse Softwarelösung benötigt. Oft reicht eine sauber strukturierte Microsoft-Lists-Lösung, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz deutlich zu verbessern.

exact construct unterstützt Organisationen dabei, bestehende Excel- und E-Mail-Prozesse zu analysieren und mit Microsoft Lists pragmatisch zu digitalisieren. Dadurch entstehen Lösungen, die schnell einsatzbereit, einfach verständlich und langfristig wartbar sind.