Modernisierung einer Excel-basierten Mitarbeiter- und Projektplanung mit Power Apps

Ein mittelgrosses Unternehmen aus der Zentralschweiz nutzte ein selbst entwickeltes Excel-Tool für die Mitarbeiter- und Projektplanung. Die Lösung war aus Sicht des Kunden bereits zu rund 90 Prozent fertiggestellt. exact construct analysierte die offenen Anforderungen und zeigte auf, dass die letzten 10 Prozent nicht sinnvoll in Excel umgesetzt werden konnten.

Ausgangslage

Das Unternehmen hatte bereits viel Zeit in die Entwicklung einer Excel-Lösung investiert. Die Datei wurde intern eingesetzt, um Mitarbeitende verschiedenen Projekten zuzuweisen und die Einsatzplanung zu koordinieren.

Aus Sicht des Kunden fehlten nur noch wenige Punkte, damit das Tool produktiv eingesetzt werden konnte. exact construct wurde deshalb angefragt, diese offenen Punkte zu analysieren und bei der Fertigstellung zu unterstützen.

Herausforderung

Im Rahmen der Analyse zeigte sich, dass die letzten offenen Punkte keine kleinen Restarbeiten waren. Vielmehr betrafen sie zentrale Anforderungen, die mit Excel nur eingeschränkt oder gar nicht sinnvoll umgesetzt werden konnten.

Gerade die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen stellte eine wesentliche Einschränkung dar. Excel ist sehr gut für Auswertungen, Berechnungen und Analysen geeignet. Für geführte Prozesse mit mehreren Nutzerinnen und Nutzern entstehen jedoch schnell technische und organisatorische Grenzen.

Analyse durch exact construct

exact construct führte zunächst eine strukturierte Analyse der bestehenden Excel-Lösung durch. Dabei wurde geprüft, welche Funktionen bereits vorhanden waren, welche Anforderungen noch offen waren und ob diese Anforderungen mit Excel zuverlässig umgesetzt werden können.

Das Ergebnis war eindeutig: Die bestehende Excel-Datei war für einen Teil der Anforderungen geeignet, jedoch nicht für den gesamten Prozess.

Insbesondere die Benutzerführung, die gleichzeitige Nutzung durch mehrere Personen und die prozesssichere Erfassung der Planungsdaten liessen sich in Excel nicht in der gewünschten Qualität realisieren.

Lösungsvorschlag: Power Apps in Kombination mit Excel

exact construct schlug vor, die Mitarbeiter- und Projektplanung mit Microsoft Power Apps in Kombination mit Excel umzusetzen.

Dadurch musste der bestehende Excel-Ansatz nicht vollständig verworfen werden. Stattdessen wurde Excel dort eingesetzt, wo es seine Stärken hat: bei Auswertungen, Analysen und flexiblen Darstellungen der Daten.

Für die eigentliche Planung wurde eine Power-App vorgeschlagen. Diese sollte die Anwenderinnen und Anwender Schritt für Schritt durch den Prozess führen und eine strukturierte Datenerfassung ermöglichen.

Vorteile der vorgeschlagenen Lösung

Durch den Einsatz von Power Apps konnte der eigentliche Planungsprozess deutlich verbessert werden. Die Benutzerinnen und Benutzer müssen nicht mehr direkt in einer komplexen Excel-Datei arbeiten, sondern können die Planung über eine strukturierte Oberfläche im Browser vornehmen.

• klare Benutzerführung im Planungsprozess
• weniger Fehleingaben
• bessere Kontrolle der erfassten Daten
• einfachere Bedienung für normale Anwenderinnen und Anwender
• bessere Eignung für mehrere Benutzerinnen und Benutzer
• zentrale und strukturierte Datenerfassung
• weniger Risiko durch versehentlich veränderte Formeln oder Tabellenbereiche
• weiterhin flexible Auswertung der Daten in Excel

Spezifikation

Im nächsten Schritt erarbeitete exact construct gemeinsam mit dem Kunden eine detaillierte Spezifikation für die neue Lösung. Dabei wurde nicht nur die bestehende Excel-Datei betrachtet, sondern der gesamte Planungsprozess analysiert.

Ziel war es zu verstehen, wie Projekte geplant werden, welche Mitarbeitenden zugewiesen werden müssen, welche Informationen benötigt werden und welche Auswertungen am Ende relevant sind.

Umsetzung

Nach Abnahme der Spezifikation begann exact construct mit der Umsetzung der Lösung auf Basis von Power Apps und Excel.

Die Power-App wurde so aufgebaut, dass Benutzerinnen und Benutzer direkt im Browser Projekte und Mitarbeitende planen können. Anstatt in einer komplexen Excel-Datei nach Tabellenblättern, Spalten oder Eingabefeldern zu suchen, werden sie durch eine klare Oberfläche geführt.

Die Daten werden strukturiert erfasst und stehen anschliessend für weitere Auswertungen zur Verfügung. Für Reports und Analysen kann der Kunde die Daten weiterhin in Excel übernehmen und mit den gewohnten Funktionen weiterverarbeiten.

Testphase und Go-live

Sobald eine erste Version der Power-App bereitstand, erhielt der Kunde die Möglichkeit, die Lösung zu testen. Dabei wurde geprüft, ob die Projekt- und Mitarbeiterplanung fachlich korrekt abgebildet ist und ob die Bedienung für die Anwenderinnen und Anwender verständlich ist.

Das Feedback aus der Testphase wurde aufgenommen und in die weitere Entwicklung integriert. Besonders wichtig war die Benutzerführung, da die Lösung im Alltag einfach und effizient genutzt werden sollte.

Nach erfolgreicher Testphase wurde die Lösung eingeführt. exact construct begleitete den Kunden beim Go-live und stand auch danach für Support, Anpassungen und Weiterentwicklungen zur Verfügung.

Ergebnis

Durch die Analyse wurde frühzeitig erkannt, dass die vermeintlich letzten 10 Prozent nicht sinnvoll in Excel umgesetzt werden konnten. Dadurch wurde vermieden, weiter Zeit und Budget in eine Lösung zu investieren, die langfristig nicht zu den Anforderungen gepasst hätte.

Mit Power Apps in Kombination mit Excel entstand eine moderne und praxistaugliche Lösung für die Mitarbeiter- und Projektplanung. Die Planung kann nun strukturiert im Browser erfolgen, während Excel weiterhin für Auswertungen und Analysen genutzt wird.

Nutzen für den Kunden

• ehrliche Einschätzung der bestehenden Excel-Lösung
• Vermeidung einer technisch ungeeigneten Weiterentwicklung
• moderne Planung direkt im Browser
• bessere Benutzerführung mit Power Apps
• weniger Fehler bei der Datenerfassung
• bessere Eignung für mehrere Nutzerinnen und Nutzer
• strukturierte Erfassung von Projekten und Mitarbeitenden
• weiterhin flexible Auswertungen in Excel
• Nutzung bestehender Microsoft-Technologien
• bessere Wartbarkeit und Erweiterbarkeit der Gesamtlösung

Fazit

Der Fall zeigt, dass eine Excel-Lösung auf den ersten Blick fast fertig wirken kann. Die letzten Anforderungen können aber entscheidend für den Erfolg des Projekts sein.

Gerade wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, Prozesse geführt werden müssen und Daten strukturiert erfasst werden sollen, stösst Excel schnell an Grenzen.

In diesem Projekt war die Kombination aus Power Apps und Excel der richtige Ansatz: Power Apps für die geführte und stabile Planung im Browser, Excel für flexible Auswertungen und Analysen.