Entwicklung einer Power-App für die mobile Erfassung von Prüf- und Kontrolldaten

Ein Unternehmen mit mehreren Aussendienstmitarbeitenden wollte seinen Prüf- und Kontrollprozess digitalisieren. Bisher wurden Kontrollen mit Papierformularen, Excel-Dateien und E-Mails dokumentiert. exact construct entwickelte dafür eine Power-App, mit der Kontrolldaten direkt vor Ort digital erfasst werden können.

Ausgangslage

Die Mitarbeitenden führten regelmässig Kontrollen bei verschiedenen Objekten durch und dokumentierten die Ergebnisse bisher mit Papierformularen und Excel-Dateien.

Nach der Kontrolle wurden die Informationen manuell übertragen, ergänzt und teilweise per E-Mail weitergeleitet. Fotos, Bemerkungen und Prüfergebnisse wurden nicht immer einheitlich abgelegt.

Der Kunde wollte den Prozess vereinfachen und suchte eine Lösung, mit der Kontrolldaten direkt vor Ort digital erfasst werden können.

Herausforderung

Der bestehende Prozess war fehleranfällig und zeitaufwendig. Informationen mussten mehrfach erfasst werden, was zu Medienbrüchen und Verzögerungen führte.

Analyse durch exact construct

exact construct analysierte gemeinsam mit dem Kunden den bestehenden Prüfprozess. Dabei wurde betrachtet, welche Daten vor Ort erfasst werden, welche Informationen später im Innendienst benötigt werden und welche Auswertungen regelmässig erstellt werden.

Dabei zeigte sich, dass Power Apps für diesen Anwendungsfall sehr gut geeignet ist. Die Anwendung konnte so aufgebaut werden, dass Mitarbeitende die Prüfdaten direkt auf dem Tablet oder im Browser erfassen können.

Gleichzeitig konnte die Lösung in die bestehende Microsoft-365-Umgebung eingebunden werden, sodass keine komplett neue Systemlandschaft notwendig war.

Lösungsvorschlag: Power-App statt Papier- und Excel-Prozess

exact construct schlug vor, den bisherigen Papier- und Excel-Prozess durch eine Power-App zu ersetzen.

Die Power-App sollte die Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch die Kontrolle führen. Pflichtfelder, Auswahlfelder und automatische Prüfungen sollten sicherstellen, dass die Daten vollständig und einheitlich erfasst werden.

Spezifikationsphase

In mehreren Abstimmungen erarbeitete exact construct gemeinsam mit dem Kunden eine detaillierte Spezifikation für die Power-App.

Dabei wurde der bestehende Papierprozess nicht einfach digital kopiert. Vielmehr wurde geprüft, welche Schritte vereinfacht, automatisiert oder klarer geführt werden können.

Umsetzung

Nach Abnahme der Spezifikation begann exact construct mit der Umsetzung der Power-App. Die Anwendung wurde so gestaltet, dass Mitarbeitende direkt mit der Auswahl des Prüfobjekts starten und anschliessend durch die relevanten Prüfpunkte geführt werden.

Eingaben werden validiert, Pflichtfelder geprüft und Bemerkungen strukturiert erfasst. Fotos können direkt während der Kontrolle ergänzt und dem jeweiligen Prüfpunkt zugeordnet werden.

Die Daten werden zentral gespeichert und stehen dem Innendienst unmittelbar zur Verfügung. Dadurch entfällt das nachträgliche Übertragen von Papierformularen in Excel weitgehend.

Testphase

Sobald eine erste Version der Power-App bereitstand, wurde diese mit ausgewählten Mitarbeitenden getestet. Dabei lag der Fokus auf der praktischen Nutzung vor Ort.

Rückmeldungen zur Reihenfolge der Felder, zur Verständlichkeit der Bezeichnungen und zur Bedienbarkeit auf dem Tablet wurden aufgenommen und umgesetzt.

So entstand Schritt für Schritt eine Lösung, die sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen der Mitarbeitenden orientiert.

Go-live und Support

Nach erfolgreicher Testphase wurde die Power-App eingeführt. exact construct unterstützte den Kunden beim Go-live und begleitete die ersten produktiven Einsätze.

Auch nach der Einführung blieb exact construct als Ansprechpartner verfügbar. Bei neuen Anforderungen, zusätzlichen Prüfpunkten oder Anpassungen am Prozess konnte die Lösung erweitert werden.

Ergebnis

Durch die Power-App konnte der Prüf- und Kontrollprozess deutlich vereinfacht werden. Daten werden nun direkt vor Ort digital erfasst, stehen zentral zur Verfügung und müssen nicht mehr mehrfach übertragen werden.

Der Kunde profitierte von weniger administrativem Aufwand, besserer Datenqualität und einer deutlich höheren Transparenz über offene und abgeschlossene Prüfungen.

Nutzen für den Kunden

• digitale Datenerfassung direkt vor Ort
• weniger Papierformulare und manuelle Übertragungen
• bessere Datenqualität durch Pflichtfelder und Validierungen
• zentrale Speicherung der Prüfergebnisse
• einfache Erfassung von Fotos und Bemerkungen
• schnellere Verfügbarkeit der Informationen
• bessere Übersicht über offene und abgeschlossene Prüfungen
• geringerer administrativer Aufwand im Innendienst
• Nutzung der bestehenden Microsoft-365-Umgebung
• flexible Erweiterbarkeit bei neuen Anforderungen

Fazit

Der Fall zeigt, dass Power Apps besonders geeignet ist, wenn bestehende Papier-, Excel- oder E-Mail-Prozesse digitalisiert und benutzerfreundlicher gestaltet werden sollen.

exact construct unterstützt Unternehmen dabei, solche Prozesse nicht einfach 1:1 zu digitalisieren, sondern gezielt zu verbessern. Das Ergebnis ist eine Anwendung, die Mitarbeitende im Prozess führt, Fehler reduziert und Informationen zentral verfügbar macht.