Aufbau eines Power-BI-Dashboards für ein gruppenweites Management-Reporting

Ein mittelgrosses Unternehmen mit mehreren Standorten in der Schweiz wollte sein bestehendes Management-Reporting modernisieren. Die wichtigsten Kennzahlen wurden bisher monatlich aus Excel-Dateien, ERP-Exporten und manuell gepflegten Listen zusammengetragen. exact construct entwickelte dafür ein modernes Power-BI-Dashboard.

Ausgangslage

Das bestehende Reporting war fachlich etabliert, aber sehr aufwendig. Mehrere Personen waren jeden Monat damit beschäftigt, Daten zu exportieren, zu kopieren, zu bereinigen und in bestehenden Excel-Auswertungen zusammenzuführen.

Der Kunde wünschte sich eine modernere Lösung, mit der die Geschäftsleitung schneller und zuverlässiger auf aktuelle Kennzahlen zugreifen kann.

Herausforderung

Die bestehende Reporting-Lösung war stark von manuellen Arbeitsschritten abhängig. Dadurch bestand ein erhöhtes Risiko für Fehler, unterschiedliche Datenstände und aufwendige Korrekturen.

Das Unternehmen wollte nicht einfach bestehende Excel-Auswertungen optisch verbessern, sondern den gesamten Reporting-Prozess effizienter, transparenter und zukunftsfähiger gestalten.

Analyse durch exact construct

exact construct analysierte gemeinsam mit dem Kunden die bestehenden Reports, die verwendeten Datenquellen und den monatlichen Ablauf der Reporterstellung.

Dabei wurde geprüft, welche Kennzahlen tatsächlich benötigt werden, welche Datenquellen relevant sind und welche Auswertungen regelmässig erstellt werden. Gleichzeitig wurde untersucht, wo heute besonders viel manueller Aufwand entsteht und welche Fehlerquellen im bestehenden Prozess bestehen.

In der Analyse zeigte sich, dass Power BI für diesen Anwendungsfall sehr gut geeignet ist. Die Daten konnten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt, bereinigt und in einem zentralen Datenmodell abgebildet werden.

Lösungsvorschlag: Power-BI-Dashboard statt manueller Excel-Aufbereitung

exact construct schlug vor, das bestehende Excel-basierte Management-Reporting durch ein Power-BI-Dashboard zu ersetzen.

Dabei ging es nicht um eine reine 1:1-Übernahme der bestehenden Tabellen und Diagramme. Ziel war ein Reporting, das relevante Kennzahlen übersichtlich darstellt, interaktive Analysen ermöglicht und den manuellen Aufwand deutlich reduziert.

Spezifikationsphase

In mehreren Workshops erarbeitete exact construct gemeinsam mit dem Kunden eine detaillierte Spezifikation für das neue Power-BI-Reporting.

Dabei wurden die bestehenden Reports nicht nur technisch betrachtet, sondern auch fachlich hinterfragt. Ziel war es, ein Reporting zu schaffen, das im Alltag wirklich genutzt wird und den Entscheidungsprozess unterstützt.

Umsetzung

Nach Abnahme der Spezifikation begann exact construct mit der Umsetzung des Power-BI-Dashboards. Zunächst wurden die relevanten Datenquellen strukturiert angebunden und bereinigt.

Anschliessend wurde ein Datenmodell aufgebaut, das die unterschiedlichen Informationen sinnvoll miteinander verbindet. Auf dieser Grundlage entwickelte exact construct interaktive Dashboards für die Geschäftsleitung und ausgewählte Fachbereiche.

Die Nutzerinnen und Nutzer konnten Kennzahlen nach Zeitraum, Standort oder Bereich filtern und Details bei Bedarf genauer analysieren. Das Reporting wurde so aufgebaut, dass es nicht nur optisch ansprechend ist, sondern auch fachlich korrekt, nachvollziehbar und wartbar bleibt.

Testphase und Go-live

Sobald eine erste Version des Dashboards bereitstand, erhielt der Kunde Zugang zu einer Testversion. Die Fachbereiche prüften die Zahlen, verglichen diese mit bisherigen Reports und gaben Feedback zur Darstellung und Bedienbarkeit.

Rückmeldungen aus der Testphase wurden aufgenommen und priorisiert umgesetzt. Besonders wichtig war, dass die Geschäftsleitung die wichtigsten Informationen schnell erfassen kann, ohne sich durch komplexe Tabellen arbeiten zu müssen.

Nach erfolgreicher Testphase wurde das Power-BI-Reporting produktiv eingeführt. exact construct begleitete den Kunden beim Go-live und unterstützte bei Fragen zur Bedienung, Datenaktualisierung und Weiterentwicklung.

Ergebnis

Durch die Einführung von Power BI konnte der Reporting-Prozess deutlich vereinfacht werden. Die monatliche manuelle Aufbereitung wurde reduziert, Kennzahlen standen schneller zur Verfügung und die Geschäftsleitung erhielt ein modernes, interaktives Dashboard.

Der Kunde profitierte nicht nur von schöneren Visualisierungen, sondern vor allem von einer besseren Datenbasis, weniger manuellem Aufwand und mehr Transparenz im Reporting.

Nutzen für den Kunden

• deutlich weniger manueller Aufwand bei der Reporterstellung
• zentrale und nachvollziehbare Datenbasis
• interaktive Auswertungen mit Power BI
• schnellere Verfügbarkeit wichtiger Kennzahlen
• bessere Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung
• weniger Fehler durch manuelle Datenaufbereitung
• flexible Filter- und Analysemöglichkeiten
• moderne Visualisierung der Unternehmenskennzahlen
• einfache Erweiterbarkeit bei neuen Anforderungen

Fazit

Der Fall zeigt, dass Power BI besonders dann sinnvoll ist, wenn bestehende Excel-Reports regelmässig manuell erstellt werden und verschiedene Datenquellen zusammengeführt werden müssen.

exact construct unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Reporting-Prozesse zu analysieren, Kennzahlen sauber zu definieren und daraus moderne Power-BI-Dashboards zu entwickeln.

Das Ergebnis ist ein Reporting, das nicht nur professionell aussieht, sondern den Arbeitsalltag spürbar vereinfacht.